Polityka ochrony danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych Zleceniodawcy i Beneficjentów pozyskiwanych przy świadczeniu usług, o których mowa w § 2 Regulaminu świadczenia usług jest WIZACENTER Sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 50/54 lok 504, 00-695 Warszawa, która posiada wyznaczonego Inspektora Ochrony Danych – dane kontaktowe: Tomasz Olejniczak, nr tel.: +48 608 596 025, iod@wizacenter.pl
2. Dane osobowe Zleceniodawcy będą przetwarzane w celu nawiązania, ukształtowania treści, wykonania, zmiany lub rozwiązania stosunku prawnego wynikającego z umowy na świadczenie usług, o których mowa w § 2 oraz wykonywaniem czynności związanych z obsługą zawartej przez Zleceniodawcę umowy. Dane osobowe Beneficjenta, jeżeli nie jest jednocześnie Zleceniodawcą, będą natomiast przetwarzane w celu wykonania umowy o świadczenie usług oraz w celach dowodowych tj. możliwości wykazania wykonania usługi dla uzyskania całości zapłaty od Zleceniodawcy za wykonanie usługi. Ponadto dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego usług zgodnie z art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2019 r. poz. 2460) i/lub w celu otrzymywania informacji handlowej zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r. poz. 123), jeżeli osoba, której dane osobowe dotyczą wyraziła na to zgodę.
3. Dane osobowe przetwarzane będą przez WIZACENTER Sp. z o.o., zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanego dalej: RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019, poz. 1781), ustawą z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r., poz. 123) oraz ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. z 2019 r. poz. 134). 11
4. Podanie danych osobowych przez Zleceniodawcę oraz Beneficjenta jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia oraz realizacji umowy o świadczenie usług. W przypadku niepodania danych osobowych o których mowa w ust. 6 i ust. 7 niemożliwe jest zawarcie umowy i realizacja usług.
5. Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO, tj. (a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów i/lub (b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy.
6. W celu zawarcia umowy z WIZACENTER Sp. z o.o. niezbędne jest podanie przez Zleceniodawcę następujących danych osobowych dotyczących Zleceniodawcy:
1) imię i nazwisko, jeżeli jest osobą fizyczną,
2) numer PESEL, jeżeli jest osobą fizyczną,
3) adres poczty elektronicznej,
4) numer telefonu,
5) adres zameldowania na pobyt stały oraz ewentualnie adres korespondencyjny jeżeli jest inny niż adres zameldowania,
6) nazwa firmy, jej adres oraz dane rejestrowe (NIP, REGON) w przypadku przedsiębiorców.
7. W celu zawarcia umowy oraz jej realizacji niezbędne może być podanie przez Zleceniodawcę i/lub Beneficjenta następujących danych osobowych dotyczących Beneficjenta:
1. imię i nazwisko,
2. adres e-mail i numer telefonu,
3. adres zameldowania na pobyt stały i/lub adres korespondencyjny,
4. płeć, obywatelstwo, narodowość,
5. numer PESEL,
6. numer i seria dowodu osobistego,
7. seria i numer paszportu,
8. data i miejsce urodzenia,
9. wizerunek,
10. linie papilarne,
11. wzory podpisów,
12. miejsc i stanowisk pracy,
13. informacje dotyczące członków rodziny,
14. dane osobowe w tym o wykształceniu, sytuacji majątkowej, religii, stanu cywilnego, odwiedzanych krajów oraz posiadanych wiz,
15. nazwa firmy i jej dane rejestrowe (np. NIP, REGON),
16. numer rachunku bankowego,
17. oznaczenia dokumentów urzędowych i firmowych (np. numer dyplomu,) oraz wszelkie inne dane wymagane przez konsulaty w celu wydania wiz, legalizacji dokumentów i/lub wykonania usługi tłumaczeń, o których klient zostanie każdorazowo poinformowany.
Zakres przetwarzania danych osobowych Beneficjenta uzależniony jest od rodzaju zleconej przez Zleceniodawcę usługi i ograniczony wyłącznie do poprawnego zrealizowania danej usługi. Wymagane dane są niezbędne do wykonania usługi pośrednictwa wizowego, rezerwacji hoteli, biletów lotniczych, polis ubezpieczeniowych, wynajmu samochodów, biletów autokarowych, kolejowych, promowych, wycieczek fakultatywnych, legalizacji dokumentów, tłumaczeń raportów, programów lojalnościowych oraz szeroko rozumianego pośrednictwa wizowego. Ponadto różny zakres wymaganych danych osobowych wynika z faktu, iż poszczególne państwa samodzielnie określają zakres wymaganych danych osobowych w toku procedury wydawania przez nie wizy, przez co różnią się one zakresem bezwzględnie wymaganych danych. 12
Ze szczegółowym zakresem danych osobowych, których udostępnienie jest niezbędne w toku procedury wizowej ustanowionej przez poszczególne państwo można się zapoznać na stronie internetowej: http://www.wizacenter.pl/, gdzie są udostępnione skany wzorów dokumentów stosowanych przez dane państwo, dla poszczególnego rodzaju wizy.
Zleceniodawca oraz Beneficjent wyraża zgodę na wykonanie przez WIZACENTER Sp. z o.o. skanu i/lub kopii przekazanych dokumentów w celu wykonania usługi w tym w szczególności w celu ich przedstawienia w formie elektronicznej lub kopii dokumentu we właściwych urzędach konsularnych oraz przedstawicielstwach dyplomatycznych.
8. Zleceniodawca zobowiązany jest do przekazania WIZACENTER Sp. z o.o. zgody na przetwarzanie danych osobowych każdego wskazanego przez niego Beneficjenta przez WIZACENTER Sp. z o.o., w celu wykonania zleconej usługi, według ustalonego przez WIZACENTER Sp. z o.o. wzoru formularza zgody.
9. Dane osobowe mogą być przekazane podwykonawcom, czyli podmiotom, z których korzysta WIZACENTER Sp. z o.o. przy wykonaniu usługi oraz mogą być przekazane do odbiorcy będącego państwem trzecim w rozumieniu RODO (tj. poza państwa z Europejskiego Obszaru Gospodarczego, nieobjęte stosowaniem przepisów RODO) i/lub znajdującego się w państwie trzecim, lecz tylko i wyłącznie w zakresie wymaganym do realizacji usługi świadczonej w interesie danego Beneficjenta, którego dane osobowe dotyczą, czyli do państwa, do którego jest składany wniosek o wydanie wizy i/lub w którym ma być wykonana dana usługa na rzecz Beneficjenta.
W przypadku jednak osób, które wyraziły zgodę na przetwarzane ich danych osobowych przez WIZACENTER Sp. z o.o. wyłącznie w celu marketingu bezpośredniego usług zgodnie z art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2019 r. poz. 2460) i/lub w celu otrzymywania informacji handlowej zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r. poz. 123) dane osobowe tych osób nie będą przekazane do odbiorcy będącego państwem trzecim w rozumieniu RODO (tj. poza państwa z Europejskiego Obszaru Gospodarczego, nieobjęte stosowaniem przepisów RODO) i/lub znajdującego się w państwie trzecim.
Odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące usługi: rezerwacji pokojów w hotelach, rezerwacji biletów lotniczych, wydania polisy ubezpieczeniowej, wynajmu samochodów, rezerwacji biletów autokarowych, kolejowych, promowych, wycieczek fakultatywnych, legalizacji dokumentów, tłumaczeń raportów, programów lojalnościowych.
WIZACENTER Sp. z o.o. informuje, że Komisja Europejska na dzień sporządzenia niniejszego Regulaminu wydała decyzje stwierdzające, że państwo trzecie (tj. inne państwo niż państwo członkowskie Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Lichtenstein), terytorium lub określony sektor lub określone sektory w tym państwie trzecim zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w stosunku do następujących państw, terytoriów, określonych sektorów: Andory, Argentyny, Kanady (organizacje handlowe), Wysp Owczych, Guernsey, Izraela, Wyspy Man, Japonii, Jersey, Nowej Zelandii, Szwajcarii, Urugwaju oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki (ograniczone do ram Tarczy Prywatności).
Ze względu na brak decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych oraz na brak odpowiednich zabezpieczeń przekazanie danych osobowych do państw trzecich (tj. poza państwa z Europejskiego Obszaru Gospodarczego – a więc poza państwa członkowskie Unii Europejskiej oraz Islandię, Norwegię, Lichtenstein) innych niż Andory, Argentyny, Kanady (organizacje handlowe), Wysp Owczych, Guernsey, Izraela, Wyspy Man, Japonii, Jersey, Nowej Zelandii, Szwajcarii, Urugwaju oraz Stanów Zjednoczonych Ameryki (ograniczone do ram Tarczy Prywatności) wiązać się będzie z ewentualnym ryzykiem naruszenia praw i wolności osoby fizycznej, których dane osobowe dotyczą, w tym szczególności wynikających z RODO. 13
Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy przy zastosowaniu m.in. standardowych klauzul umownych ochrony danych, które zostały zatwierdzone przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO) i/lub gdy osoba, której dane dotyczą, poinformowana o ewentualnym ryzyku, z którymi – ze względu na brak decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony oraz na brak odpowiednich zabezpieczeń – może się dla niej wiązać proponowane przekazanie, wyraźnie wyraziła na nie zgodę (art. 49 ust. 1 lit. a) RODO) i/lub gdy przekazanie jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy zawartej w interesie osoby, których dane dotyczą, między administratorem a inną osobą fizyczną lub prawną (art. 49 ust. 1 lit. c) RODO).
WIZACENTER Sp. z o.o. może przekazać dane osobowe organom publicznym walczącym z oszustwami i nadużyciami. Podwykonawcy WIZACENTER Sp. z o.o. winni spełniać te same gwarancje i obowiązki jakie zostały nałożone na Wizacenter. Ze względu na konieczność zapobiegania wykonywania pewnych funkcji na www.wizacenter.pl robotom internetowym, WIZACENTER Sp. z o.o. stosuje mechanizm Google reCAPTCHA do sporadycznego badania, czy zachowania użytkowników niniejszej strony internetowej nie noszą znamion zachowań robotów. W takiej sytuacji WIZACENTER Sp. z o.o. może ujawnić Google LLC adres IP użytkownika niniejszej strony.
10. W przypadku nieudostępnienia przez Zleceniodawcę i/lub Beneficjenta danych osobowych, o których mowa w § 11 ust. 6 i ust. 7 Regulaminu w niezbędnym zakresie powiązanym z poszczególnym rodzajem usługi i/lub nieprzekazania formularza zgody na przetwarzanie danych osobowych Beneficjenta, o którym mowa w ust. 8, WIZACENTER Sp. z o.o. odmówi świadczenia usług, o których mowa w § 2 Regulaminu.
11. Na warunkach określonych w RODO, Zleceniodawcy, Beneficjentowi oraz osobie, która wyraziła zgodę na przetwarzane jej danych osobowych w celu marketingu bezpośredniego usług zgodnie z art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2019 r. poz. 2460) i/lub w celu otrzymywania informacji handlowej zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r. poz. 123) przysługuje prawo dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, żądania ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych, a także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
12. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
13. Z zastrzeżeniem ust. 14, dane osobowe Beneficjenta, przekazane w toku wykonywania umowy pośrednictwa, jeżeli nie jest jednocześnie Zleceniodawcą, są usuwane w całości niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wykonania przez WIZACENTER Sp. z o.o. zleconej usługi lub niezwłocznie, nie później niż w terminie 30 dni od dnia dokonania przez Zleceniodawcę całości zapłaty ceny za wykonanie usługi; w zależności, od tego, które z tych dwóch zdarzeń nastąpi później.
Z zastrzeżeniem ust. 14, dane osobowe Zleceniodawcy (w tym również, jeżeli jest Beneficjentem), jeżeli Zleceniodawca dokonał w całości zapłaty za wykonaną usługę po ograniczeniu ich zakresu do wskazanego w § 12 ust. 6, są przechowywane dla wykonania obowiązków prawnych, w szczególności przepisów podatkowych oraz przepisów o rachunkowości – przez okres wynikający z tych przepisów. Aktualnie przepisy nakładają obowiązek przechowywania m.in. faktur oraz dowodów księgowych przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, którego dokumenty dotyczą. Wobec tego np. dowody księgowe (umowy, rachunki, faktury, ale też przelewy) muszą być przez ten czas przechowywane (art. 112 ustawy o podatku od towarów i usług, art. 70 § 1 w zw. z art. 86 § 1 14
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, art. 74 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości).
Z zastrzeżeniem ust. 14, gdy Zleceniodawca nie dokona w ustalonym terminie zapłaty całości ceny za wykonanie usługi dla celów dowodowych zawarcia i wykonania zlecenia dane osobowe Zleceniodawcy oraz Beneficjenta będą przechowywane w całości do czasu przedawnienia roszczeń o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków przez WIZACENTER Sp. z o.o., a także ewentualnych roszczeń z tytułu sprzedaży dokonanej w ramach działalności WIZACENTER Sp. z o.o.. Aktualny termin przedawnienia tych roszczeń wynosi 2 lata zgodnie z art. 751 pkt 1 w związku z art. 750 oraz art. 118 Kodeksu cywilnego, a także art. 554 w związku z art. 118 Kodeksu cywilnego.
14. W przypadku osób, które wyraziły zgodę na przetwarzane ich danych osobowych przez WIZACENTER Sp. z o.o. w celu marketingu bezpośredniego usług zgodnie z art. 172 ust. 1 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2019 r. poz. 2460) i/lub w celu otrzymywania informacji handlowej zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r. poz. 123) dane osobowe w zakresie: imienia, nazwiska, nr telefonu, adresu zameldowania i/lub do korespondencji, adresu poczty elektronicznej, numeru PESEL oraz nazwy firmy, jej adresu oraz danych rejestrowych (NIP, REGON) w przypadku przedsiębiorców, będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie przez daną osobę.
15. Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec osób, których dane są przetwarzane żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na jej sytuację.